Intimação pede documentos; notificação de lançamento já cobra a diferença com multa de ofício de 75%. Desde 2026, impugnar e pedir a retificação do lançamento (SRL) têm prazo de 20 dias úteis da ciência. Pagando em 30 dias, a multa cai 50%. Prova vai toda na defesa: a que fica de fora, em regra, não volta.
Na malha fina, a fase de defesa começa quando a Receita age por escrito. A intimação pede documentos; a notificação de lançamento já cobra a diferença, com multa de ofício de 75%. Desde 2026, impugnar a notificação e pedir a revisão dela (a SRL) têm o mesmo prazo: 20 dias úteis contados da ciência. Quem concorda com a cobrança e paga em até 30 dias tem a multa reduzida pela metade. Quem discorda precisa contestar cada ponto e juntar toda a prova na própria defesa, porque a que fica de fora, em regra, não é mais aceita.
A Receita mandou, entre 5 e 20 de outubro de 2026, 498.487 cartas a quem está com a declaração de 2026 retida na malha, 26.843 delas no Rio Grande do Sul. A carta não é intimação, e o que fazer com ela está em recebi carta da Receita na malha fina. Este artigo trata do passo seguinte: o que fazer quando chega o termo de intimação ou a notificação de lançamento. Para quem ainda está procurando o motivo da retenção, o começo é o guia da malha fina.
Intimação ou notificação: o que chegou
| Documento | O que é | Prazo | O que fazer |
|---|---|---|---|
| Termo de Intimação Fiscal | Pedido de documentos ou esclarecimentos; abre o procedimento fiscal | O que estiver escrito no termo | Entregar todos os documentos pedidos, por processo digital |
| Notificação de Lançamento | Cobrança do imposto apurado, com multa de ofício e juros | 20 dias úteis da ciência | Pagar com redução, pedir a SRL (se o quadro “Intimação” permitir) ou impugnar |
| Decisão que nega a SRL | Nova notificação com o que restou da cobrança | 20 dias úteis da ciência | Impugnar o que ainda discorda |
| Decisão de primeira instância | Julgamento da impugnação | 20 dias úteis para recorrer | Pagar com redução de 30% ou recorrer |
A intimação é o primeiro ato de ofício escrito, com ciência do contribuinte, e por isso exclui a espontaneidade quanto ao que veio antes. O efeito vale por 90 dias, prorrogáveis por qualquer ato escrito que indique que o trabalho continua. Retificar depois da intimação não devolve a espontaneidade.
A notificação de lançamento tem conteúdo fixado em lei: a qualificação do notificado, o valor do crédito, o prazo para pagar ou impugnar e a disposição legal infringida. Emitida por processo eletrônico, dispensa assinatura. No IRPF ela pode chegar sem intimação antes: o serviço oficial de retificação de lançamento fala em notificação automática “sem prévia intimação”.
Como responder à intimação
Pelo serviço Entregar documentos de malha fiscal, a resposta vai por processo digital: em Meus Processos, “Solicitar serviço via processo digital”, área “Malha Fiscal IRPF”, serviço “Atender termo de intimação”, com o número do termo. A Receita pede um processo por intimação, os arquivos separados e classificados por tipo e todos os documentos, não só os da pendência.
O prazo de resposta é o que o termo indicar. Não responder custa caro: se o contribuinte não atende à intimação para prestar esclarecimentos, a multa de ofício é aumentada de metade. Desde 4 de setembro de 2026, porém, o CTN limita a multa a 75% do tributo, fora fraude dolosa (100%) e reincidência (150%). A revogação do § 2º foi vetada, e as duas regras convivem: não conte com o teto como desculpa para atrasar.
A notificação chegou: SRL ou impugnação
A primeira leitura é o quadro “Intimação” da notificação. Se ele oferece a Solicitação de Retificação de Lançamento (SRL), o pedido de revisão pode ser feito em 20 dias úteis da ciência. Segundo o serviço oficial, a análise da SRL é mais rápida. Se ela for negada no todo ou em parte, chega nova notificação e abre-se prazo de 20 dias úteis para impugnar.
Se o quadro não oferece a SRL, ou se você discorda da cobrança por razão que pede julgamento, o caminho é a impugnação: por escrito, com os documentos em que se fundamenta, em 20 dias úteis da ciência. Pelo serviço de impugnação, ela também vai por processo digital, área “Malha Fiscal IRPF”, serviço “Impugnar”, com a impugnação assinada, o documento de identificação, as provas e, se houver, o comprovante de pagamento ou de parcelamento da parte não impugnada.
| SRL | Impugnação | |
|---|---|---|
| Quando cabe | Só se o quadro “Intimação” da notificação oferecer | Sempre, contra qualquer notificação |
| Prazo | 20 dias úteis da ciência | 20 dias úteis da ciência (ou da decisão que negou a SRL) |
| Quem analisa | A própria Receita, como revisão de ofício do lançamento (CTN, arts. 145 e 149) | A Delegacia de Julgamento (DRJ), em primeira instância |
| Tempo estimado no gov.br | Não estimado | Até 360 dias |
A impugnação no prazo instaura a fase litigiosa e suspende a cobrança do valor impugnado (CTN). O julgamento é feito pela DRJ, em primeira instância, e pelo CARF, em segunda, com recurso voluntário em 20 dias úteis, com efeito suspensivo. Nos casos de pequeno valor, até 60 salários mínimos, a lei manda que o julgamento seja feito em última instância por órgão colegiado da DRJ.
O que mudou em 2026: LC 227 e LC 236
Na prática: quem contava 30 dias corridos a partir da ciência perde o prazo. Conte em dias úteis, exclua o dia da ciência, inclua o do vencimento e confira o prazo impresso na própria notificação.
Pagar com desconto ou impugnar
Na esfera federal, as reduções estão na Lei 8.218/1991, que a lei da multa de ofício manda aplicar:
| Quando o contribuinte regulariza | Redução da multa de ofício |
|---|---|
| Paga em até 30 dias da notificação | 50% |
| Pede parcelamento em até 30 dias da notificação | 40% |
| Paga em até 30 dias da decisão de primeira instância | 30% |
| Pede parcelamento em até 30 dias dessa decisão | 20% |
Repare que os prazos não coincidem: a redução de 50% conta 30 dias corridos da notificação; a impugnação, 20 dias úteis. A redução recai só sobre a multa; o imposto e os juros pela Selic (art. 61, § 3º) ficam inteiros.
A decisão costuma seguir três linhas:
- A cobrança está certa (o erro foi seu e não há prova em contrário): pagar ou parcelar dentro dos 30 dias costuma ser o caminho de menor custo. Impugnar sem prova só adia a conta e reduz o desconto para 30%.
- A declaração estava certa (o recibo existe, o dependente é válido, o rendimento já estava lá): SRL, se oferecida, ou impugnação com toda a prova.
- Parte certa, parte errada: pague a parte que reconhece, com a redução, e impugne o resto. A parte não contestada é cobrada em separado, e o serviço oficial pede o comprovante dela junto da impugnação.
Fazer essa conta com os números da notificação é o primeiro passo do nosso atendimento na malha fina.
Exemplo 1: despesa médica glosada, com imposto a pagar
Exemplo anonimizado, com valores hipotéticos. Carla, profissional liberal com renda na faixa de 27,5%, deduziu R$ 12.000 de despesas médicas numa declaração em que já tinha imposto a pagar, quitado no vencimento. Chegou a notificação de lançamento, sem intimação antes: a glosa (o corte da dedução) de R$ 12.000 gerou R$ 3.300 de imposto suplementar (27,5% de R$ 12.000) e R$ 2.475 de multa de ofício (75%). A tabela mostra o total sem os juros, que o sistema calcula até a data do pagamento:
| Caminho | Imposto | Multa | Total sem juros |
|---|---|---|---|
| Paga em 30 dias da notificação | R$ 3.300,00 | R$ 1.237,50 | R$ 4.537,50 |
| Parcela em 30 dias da notificação | R$ 3.300,00 | R$ 1.485,00 | R$ 4.785,00 |
| Impugna, perde e paga em 30 dias da decisão | R$ 3.300,00 | R$ 1.732,50 | R$ 5.032,50 |
| Impugna, perde e parcela em 30 dias da decisão | R$ 3.300,00 | R$ 1.980,00 | R$ 5.280,00 |
| Não paga nem impugna | R$ 3.300,00 | R$ 2.475,00 | R$ 5.775,00 |
Se Carla tem os recibos, com nome, endereço e CPF ou CNPJ de quem recebeu, e a prova do pagamento, como a lei exige para a dedução de despesas médicas, a impugnação discute a glosa inteira, e o desconto deixa de importar. Se não tem, pagar no prazo de 30 dias economiza R$ 1.237,50 de multa em relação a não fazer nada. A diferença entre a primeira e a terceira linha, R$ 495, é o custo de impugnar sem prova.
Exemplo 2: a glosa que só reduz a restituição
Exemplo anonimizado, com valores hipotéticos. Diogo tinha R$ 2.000 a restituir e deduziu R$ 4.000 de uma despesa médica que não conseguiu comprovar. A glosa, na faixa de 27,5%, vale R$ 1.100: a restituição cai para R$ 900, sem imposto a pagar. Pela nossa leitura da lei, aqui não há multa de ofício. A multa de 75% incide sobre a diferença de imposto não pago, e a multa sobre a restituição negada exige dolo ou má-fé comprovados.
Se a despesa glosada fosse de R$ 10.000, a conta mudaria: R$ 2.750 de glosa consomem os R$ 2.000 da restituição e deixam R$ 750 de imposto a pagar. Pela mesma leitura, a multa de 75% recai sobre os R$ 750 (R$ 562,50), ou R$ 281,25 com a redução de 50%.
Checklist de documentos para a defesa
- O termo de intimação ou a notificação de lançamento, com o número e a data da ciência.
- Documento de identificação e, se alguém representa você, a procuração.
- A declaração entregue, as retificadoras e os recibos.
- Para despesa médica: recibos ou notas com nome, endereço e CPF ou CNPJ de quem recebeu, comprovante do pagamento (transferência ou extrato) e a declaração do plano de saúde com o que foi reembolsado.
- Para rendimentos: os informes de cada fonte pagadora e, se a fonte informou errado, o pedido de correção a ela.
- Para dependentes: documentos que comprovem o vínculo e os rendimentos de cada um.
- Para previdência: o informe que mostre se o plano é PGBL ou VGBL.
- Se você aceitar parte da cobrança: o DARF pago ou o pedido de parcelamento dessa parte.
Erros comuns na defesa
- Contar 30 dias corridos. O prazo é de 20 dias úteis. Sem impugnação nem pagamento, a revelia é declarada e o processo segue para cobrança.
- Mandar a prova aos poucos. A prova documental vai na impugnação; depois, só por força maior, fato superveniente ou para rebater o que veio depois.
- Contestar no genérico. A impugnação precisa dizer os motivos de fato e de direito e os pontos de discordância (art. 16, III), e a matéria não contestada expressamente é tida como não impugnada.
- Retificar a declaração no lugar de se defender. Com o procedimento aberto, a retificadora não é espontânea e não substitui a SRL nem a impugnação.
- Abrir mais de um processo para a mesma intimação ou notificação. A Receita pede um só e rejeita documento sem relação com o serviço.
- Esquecer o calendário do desconto. A redução de 50% acaba em 30 dias da notificação, mesmo que a impugnação ainda esteja no prazo.
- Ignorar os outros anos. O erro que gerou a notificação costuma se repetir. Os anos ainda dentro da decadência e sem procedimento aberto ainda podem ser corrigidos por declaração retificadora, de forma espontânea.
Defender-se no processo administrativo fiscal não exige advogado: o Estatuto da OAB reserva ao advogado a postulação ao Judiciário e a consultoria e assessoria jurídicas. Se o caso for ao Judiciário, a condução passa a ele. Quando a pendência é de renda recebida de fora, o cruzamento tem fonte própria, explicada em renda do exterior na malha fina.
Como trabalhamos
Lemos a intimação ou a notificação, conferimos a cobrança contra a declaração e os documentos, fazemos a conta de pagar com redução e, quando há prova, preparamos a resposta, a SRL ou a impugnação, com cada ponto contestado e a prova junta, dentro do prazo. Se a sua notificação ou intimação chegou, veja as etapas e o que trazer em malha fina do IRPF: revisão da declaração e defesa.
Bases legais: Decreto nº 70.235/1972, art. 5º-A e art. 7º, I e §§ 1º e 2º (redação e inclusão da LC nº 227/2026); Decreto nº 70.235/1972, arts. 11, 14, 15 (redação da LC nº 227/2026), 16, III e § 4º, 17 e 21, caput e § 1º; Decreto nº 70.235/1972, art. 25, I e II, e art. 33 (redação da LC nº 227/2026); Lei Complementar nº 227/2026, arts. 173 e 182, III; IN RFB nº 958/2009, art. 6º, caput e § 3º (redação da IN RFB nº 2.325/2026); CTN, art. 113-A, § 1º, art. 142, § 5º, art. 151, III, e arts. 208-C, I, 208-D e 211-B (redação e inclusão da LC nº 236/2026); Lei nº 9.430/1996, art. 44, I, §§ 2º, 3º e 5º, I, e art. 61, § 3º; Lei nº 8.218/1991, art. 6º, I a IV (redação da Lei nº 11.941/2009); Lei nº 13.988/2020, art. 23, I e parágrafo único; Lei nº 9.250/1995, art. 8º, II, a, e § 2º, III; Lei nº 8.906/1994, art. 1º, I e II.