Além do salário, todo empregado CLT gera 13º, férias com 1/3 e FGTS de 8%. No Simples (Anexos I, II, III e V) a contribuição patronal já está no DAS; no Anexo IV e no Lucro Presumido ou Real, a empresa recolhe à parte 20% de INSS mais o RAT ajustado, e no Presumido e no Real também os terceiros, em regra 5,8%.
Um funcionário CLT custa bem mais que o salário. Todo empregado gera 13º salário, férias com um terço a mais e FGTS de 8%, o que leva o custo mensal a cerca de 129% do salário em qualquer regime. No Simples Nacional (Anexos I, II, III e V), a contribuição patronal ao INSS já está dentro do DAS. No Lucro Presumido ou Real, a empresa paga por fora 20% de INSS patronal, o RAT ajustado e as contribuições a terceiros, e o custo chega a cerca de 162% do salário numa atividade de risco médio, como no exemplo abaixo. O Anexo IV do Simples fica no meio do caminho: recolhe o INSS patronal e o RAT, mas não paga terceiros. Este artigo mostra de onde sai cada encargo, com a lei de cada um, e um exemplo com salário de R$ 3.000. Se você está pensando em contratar, essa conta é o ponto de partida, e a calculadora de custo de funcionário faz com o seu salário e o seu regime; a rotina mensal da folha está em departamento pessoal.
O que toda empresa paga, em qualquer regime
Alguns custos não dependem do regime tributário. Eles nascem do contrato de trabalho e valem igualmente para Simples, Presumido e Real.
| Item | Regra | Peso sobre o salário mensal |
|---|---|---|
| 13º salário | 1/12 da remuneração de dezembro por mês de serviço, pago em duas parcelas | 8,33% |
| Férias + 1/3 | 30 dias por ano de contrato, com um terço a mais que o salário normal | 11,11% (8,33% + 2,78%) |
| FGTS | 8% da remuneração do mês, incluídos 13º e férias | 8% sobre salário, 13º e férias |
O 13º vem da Lei 4.090/1962: corresponde a 1/12 da remuneração devida em dezembro por mês de serviço. A Lei 4.749/1965 divide o pagamento: metade como adiantamento, entre fevereiro e novembro, e o saldo até 20 de dezembro. As datas de 2026, o 13º proporcional e o de quem sai da empresa estão em 13º salário 2026: primeira parcela até 30/11, cálculo e guias.
As férias estão na CLT, arts. 129 e 130: depois de cada 12 meses de contrato, o empregado tem direito a 30 dias corridos (menos, se tiver faltado mais de cinco vezes), recebendo a remuneração devida na data em que as férias começam. O terço a mais é garantia da Constituição, art. 7º, XVII.
O FGTS é de 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior, incluída a gratificação de Natal, depositado até o dia 20 de cada mês (Lei 8.036/1990, art. 15). Ele não sai do salário do empregado: é custo da empresa. A forma de saque que o empregado escolhe, como o saque-aniversário, não muda esse depósito.
Duas coisas que aparecem no holerite não são custo da empresa: o INSS do empregado e o imposto de renda retido. Os dois são descontados do salário bruto, e a empresa apenas os repassa.
O que muda conforme o regime tributário
A diferença entre os regimes está na contribuição patronal sobre a folha. A regra geral está no art. 22 da Lei 8.212/1991, e o Simples Nacional tem regras próprias na LC 123/2006.
| Encargo | Simples (Anexos I, II, III e V) | Simples (Anexo IV) | Lucro Presumido e Real |
|---|---|---|---|
| INSS patronal (CPP) 20% | Dentro do DAS | Por fora | Por fora |
| RAT ajustado (RAT × FAP) | Dentro do DAS | Por fora | Por fora |
| Terceiros (Sistema S, salário-educação, Incra) | Dispensado | Dispensado | Por fora, em regra 5,8% |
| FGTS 8% | Sim | Sim | Sim |
Simples Nacional, Anexos I, II, III e V
Nesses anexos, a Contribuição Patronal Previdenciária, a CPP, faz parte do DAS (LC 123/2006, art. 13, VI). Ela não é recolhida em guia separada sobre a folha: está embutida na alíquota que incide sobre o faturamento. Contratar mais gente, portanto, não aumenta o INSS patronal da empresa; o que aumenta é o FGTS e o próprio salário.
Além disso, as empresas do Simples ficam dispensadas das demais contribuições instituídas pela União, inclusive as do Sistema S (art. 13, § 3º).
Isso não quer dizer que a folha seja indiferente no Simples. Nas atividades sujeitas ao Fator R, a relação entre folha e receita dos últimos 12 meses decide o anexo: com folha de 28% ou mais, a tributação é pelo Anexo III; abaixo disso, pelo Anexo V, de alíquotas maiores (art. 18, §§ 5º-J e 5º-M). E nessa folha entram salários, pró-labore, a contribuição patronal e o FGTS efetivamente recolhidos (§ 24). Para simular, use a calculadora de Fator R.
Simples Nacional, Anexo IV
O Anexo IV é a exceção. Para construção de imóveis e obras de engenharia, serviços de vigilância, limpeza ou conservação e serviços advocatícios, a CPP não está incluída no DAS e deve ser recolhida pela legislação das demais empresas (LC 123/2006, art. 18, § 5º-C). Na prática, a empresa paga 20% de INSS patronal e o RAT ajustado sobre a folha, além do DAS. Os terceiros, porém, continuam dispensados, porque a dispensa do art. 13, § 3º vale para todo optante do Simples. O caso das bancas de advocacia está em sociedade de advogados no Anexo IV, com o ISS fixo.
Lucro Presumido e Lucro Real
Aqui vale a regra cheia, igual nos dois regimes:
- INSS patronal de 20% sobre o total das remunerações pagas aos empregados no mês (Lei 8.212/1991, art. 22, I).
- RAT de 1%, 2% ou 3%, conforme o risco de acidente da atividade preponderante seja leve, médio ou grave (art. 22, II). A atividade preponderante é identificada pelo CNAE, e o percentual muda de um ramo para outro.
- FAP, o multiplicador que ajusta o RAT pelo histórico de acidentes da empresa: pode reduzir a alíquota em até 50% ou aumentá-la em até 100% (Lei 10.666/2003, art. 10). O RAT ajustado, portanto, fica entre 0,5% e 6%.
- Terceiros: salário-educação de 2,5% (Lei 9.424/1996, art. 15), Incra e as entidades do Sistema S ligadas à atividade. A Receita define o código FPAS de cada atividade e as alíquotas correspondentes (IN RFB 2.110/2022, Anexo III). No comércio e nos serviços em geral (FPAS 515), são 2,5% de salário-educação, 0,2% de Incra, 1% de Senac, 1,5% de Sesc e 0,6% de Sebrae: 5,8%. A indústria (FPAS 507) também soma 5,8%, com Senai e Sesi no lugar de Senac e Sesc. Há códigos com percentuais menores, como 4,5% e 2,7%.
Esses encargos incidem também sobre o 13º e as férias usufruídas com o terço. O 13º integra o salário de contribuição (art. 28, § 7º), e a lei exclui da base apenas as férias indenizadas e o respectivo terço (art. 28, § 9º, d). O INSS da empresa vence no dia 20 do mês seguinte (art. 30, I, b).
A empresa que optou pela desoneração da folha (CPRB) paga menos sobre a folha até 2027, e sem a parte patronal sobre o 13º: a conta está em desoneração da folha em 2026 e 2027.
Exemplo: salário de R$ 3.000 no Simples e no Presumido
Exemplo anonimizado e ilustrativo. Uma empresa de serviços de Porto Alegre/RS quer contratar um assistente administrativo por R$ 3.000 mensais. O quadro mostra o custo mensal com as provisões de 13º e férias, em três cenários. Para o Presumido e o Anexo IV, supusemos RAT de 2% (risco médio) com FAP 1,0 e terceiros de 5,8% (FPAS 515).
| Item mensal | Simples (Anexo III) | Simples (Anexo IV) | Lucro Presumido |
|---|---|---|---|
| Salário | R$ 3.000,00 | R$ 3.000,00 | R$ 3.000,00 |
| Provisão de 13º (1/12) | R$ 250,00 | R$ 250,00 | R$ 250,00 |
| Provisão de férias + 1/3 | R$ 333,33 | R$ 333,33 | R$ 333,33 |
| Remuneração com provisões | R$ 3.583,33 | R$ 3.583,33 | R$ 3.583,33 |
| FGTS 8% | R$ 286,67 | R$ 286,67 | R$ 286,67 |
| INSS patronal 20% | no DAS | R$ 716,67 | R$ 716,67 |
| RAT ajustado 2% | no DAS | R$ 71,67 | R$ 71,67 |
| Terceiros 5,8% | dispensado | dispensado | R$ 207,83 |
| Custo mensal total | R$ 3.870,00 | R$ 4.658,33 | R$ 4.866,17 |
| Sobre o salário | 129,0% | 155,3% | 162,2% |
Como se chega aos números: a remuneração com provisões soma o salário, 1/12 dele para o 13º e 1/12 mais um terço para as férias. FGTS, INSS patronal, RAT e terceiros incidem sobre esse total, porque também incidem sobre o 13º e as férias quando são pagos. Para refazer o quadro com outro salário, RAT ou terceiros, use a calculadora de custo de funcionário.
Um cuidado ao ler a coluna do Simples: o custo de R$ 3.870,00 não significa que a contratação sai “sem INSS patronal”. A CPP está dentro do DAS e é paga sobre o faturamento, contrate você ou não. Por isso, comparar só a folha não decide o regime. A escolha depende da receita, da margem e da atividade, e a conta completa está em Simples, Presumido ou Real: como escolher e no comparador Simples x Presumido.
Vale-transporte e outros benefícios
O empregador antecipa ao empregado o vale-transporte para as despesas de deslocamento entre a casa e o trabalho por transporte coletivo público (Lei 7.418/1985, art. 1º). A empresa pode descontar do empregado até 6% do salário básico, e paga o que exceder esse valor (Lei 7.418/1985, art. 4º, parágrafo único).
No exemplo, 6% de R$ 3.000 são R$ 180. Se as passagens do mês custarem R$ 264, a empresa arca com R$ 84 e o empregado, com R$ 180. Essa parte paga pela empresa não tem natureza salarial e não é base de INSS nem de FGTS (art. 2º), então não entra no cálculo dos encargos.
Vale-refeição, plano de saúde e outros benefícios não são impostos pela lei em geral, mas podem ser exigidos pela convenção coletiva da categoria. Antes de fechar o salário, vale conferir a convenção que se aplica à sua atividade, porque ela também pode fixar piso salarial. Se a empresa dá vale-refeição pelo PAT, o recadastro obrigatório e as regras novas do cartão estão em PAT e vale-refeição em 2026.
E se precisar demitir?
O custo de demissão não entra na conta mensal, mas convém conhecê-lo antes de contratar. Na dispensa sem justa causa:
- Multa de 40% do FGTS: a empresa deposita na conta do empregado 40% de todos os depósitos feitos durante o contrato, atualizados e com juros (Lei 8.036/1990, art. 18, § 1º). No exemplo, depois de um ano, os depósitos somariam cerca de R$ 3.440, e a multa, cerca de R$ 1.376.
- Aviso prévio: 30 dias para quem tem até um ano de empresa, mais 3 dias por ano de serviço, até 90 dias (Lei 12.506/2011).
- 13º e férias proporcionais: já estão cobertos pela provisão mensal, se ela foi feita.
A contribuição adicional de 10% sobre o FGTS na demissão, criada pela LC 110/2001, foi extinta a partir de 1º de janeiro de 2020 (Lei 13.932/2019, art. 12). Hoje, o encargo da dispensa sem justa causa é a multa de 40%.
Antes de contratar: o que levantar
- O regime e o anexo da empresa. Simples nos Anexos I, II, III ou V, Anexo IV ou Presumido e Real mudam a parte patronal.
- O CNAE da atividade preponderante. Ele define o RAT e o código FPAS dos terceiros.
- O FAP da empresa, que reduz ou aumenta o RAT conforme o histórico de acidentes.
- A convenção coletiva, que pode fixar piso, benefícios e regras de jornada.
- O efeito no Fator R, se a empresa está no Simples e a atividade depende dele. Às vezes, a contratação muda o anexo; às vezes, quem muda o Fator R é o pró-labore dos sócios.
Com esses cinco dados, a conta do quadro acima vira a conta da sua empresa.
O cálculo das férias, com prazo, abono e guias, está em férias CLT em 2026, e quem vai parar no fim do ano tem o prazo do aviso e a conta em férias coletivas de fim de ano; o custo do sócio que trabalha na empresa, em quanto custa o pró-labore em 2026. Do outro lado da mesa, quem recebe uma proposta para trabalhar como PJ faz a conta inversa, comparando o líquido do ano inteiro: está em CLT ou PJ em 2026: a conta que decide, com Simples e Fator R.
Como trabalhamos
Fazemos a admissão, a folha mensal, o eSocial, a DCTFWeb, as guias de INSS e FGTS, as férias, o 13º e as rescisões, todo mês, com conferência das bases e das alíquotas de RAT, FAP e terceiros pelo CNAE de cada empresa. É o trabalho de departamento pessoal, integrado à contabilidade para empresas e, quando a dúvida é o regime, ao planejamento tributário. O escritório fica em Porto Alegre/RS e atende online, por escrito, empresas de todo o Brasil. Se você vai contratar o primeiro funcionário ou quer revisar a folha que já tem, fale com o contador.
Bases legais: Lei nº 8.212/1991, arts. 22, I e II, 28, I, § 7º e § 9º, d, e 30, I, b; Lei nº 8.036/1990, arts. 15 e 18, § 1º; Lei Complementar nº 123/2006, arts. 13, VI e § 3º, e 18, §§ 5º-C, 5º-J, 5º-M e 24; Lei nº 10.666/2003, art. 10; Lei nº 9.424/1996, art. 15; Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022, art. 85 e Anexo III (redação da IN RFB nº 2.321/2026); CLT, arts. 129, 130 e 142; Constituição Federal, art. 7º, XVII; Lei nº 4.090/1962, art. 1º; Lei nº 4.749/1965, arts. 1º e 2º; Lei nº 7.418/1985, arts. 1º, 2º e 4º; Lei nº 12.506/2011, art. 1º; Lei nº 13.932/2019, art. 12; Emenda Constitucional nº 141/2026, arts. 2º, 6º e 10, I.