A troca de contador se resolve em quatro frentes: CRC, DBE com o evento 232 na Receita Federal, SEFAZ e prefeitura. O escritório anterior não pode reter livros e documentos (NBC PG 01), e a Receita Federal só pede os dados do novo responsável. No RS, a inscrição estadual é um passo à parte, que só a empresa pode dar.
Trocar de contador é um direito do cliente - e a transferência se resolve em quatro frentes: CRC, Receita Federal (um DBE com o evento 232), SEFAZ e prefeitura, sem que o escritório anterior possa reter seus livros e documentos. Quem pesquisa este assunto, em geral, já tomou a decisão; o que falta é saber como sair sem deixar pendência para trás. A boa notícia: a parte burocrática tende a ser conduzida pelo escritório que chega. Ao cliente cabem quatro coisas - formalizar a saída, assinar o contrato novo, exigir a documentação a que tem direito e, no RS, dar na Receita Estadual o passo que só a empresa pode dar.
O que o escritório anterior é obrigado a entregar
O Código de Ética Profissional do Contador, a NBC PG 01 do CFC, veda ao profissional reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, confiados à sua guarda - inclusive com a finalidade de forçar o cliente a cumprir obrigações contratuais. Em outras palavras: honorários em aberto se cobram pelas vias próprias; não autorizam segurar a sua contabilidade. A mesma norma impõe ao profissional substituído o dever de informar ao substituto os fatos relevantes para a continuidade do trabalho (item 4, “l”).
Em regra, o pacote da transição inclui:
- livros contábeis (Diário e Razão) e fiscais, em papel ou SPED;
- balancetes e demonstrações dos períodos encerrados;
- declarações entregues e recibos de transmissão (federais, estaduais, municipais);
- guias pagas e parcelamentos em andamento;
- arquivos digitais: SPEDs, XMLs de notas, folha de pagamento;
- atos societários e documentos da empresa que estavam com o escritório.
No Rio Grande do Sul, a orientação da fiscalização do CRCRS é formalizar o distrato com o escritório que sai e registrar a entrega de livros e arquivos em protocolo - o papel que protege os dois lados. Recebeu, guarde: a Receita pode rever períodos antigos dentro do prazo de decadência, e quem responde pelos documentos é a empresa.
Quais órgãos precisam ser atualizados?
O contador fica vinculado ao CNPJ nos cadastros públicos - por isso a troca não termina no aperto de mão. São quatro frentes:
| Órgão | O que se atualiza | Como |
|---|---|---|
| CRC | Responsabilidade técnica pela escrituração | Procedimento varia por estado; no RS, distrato com o anterior + contrato escrito com o novo |
| Receita Federal | Contador vinculado ao CNPJ | DBE de alteração com o evento 232, no Coletor Nacional (REDESIM) |
| SEFAZ-RS | Contador da inscrição estadual (ICMS) | Com a inscrição ativa, a própria empresa altera o contador no Portal e-CAC da Receita Estadual - imediato e sem documentos |
| Prefeitura | Vínculo/acesso no portal de NFS-e | Varia por município - confirme o procedimento local |
A inscrição estadual no RS: o passo que o DBE não resolve
É aqui que muita transferência fica pela metade. A Receita Estadual tem duas orientações diferentes, e elas valem para situações diferentes:
- Inscrição sendo pedida agora. Na ficha de solicitação de inscrição estadual, o contador vem preenchido automaticamente com os dados da REDESIM. Para mudá-lo ali, o caminho é o DBE com o evento 232.
- Inscrição já ativa - o caso de quem troca de contador. A orientação é outra: o contribuinte deve usar um serviço específico, dentro do próprio sistema da Receita Estadual.
Ler a primeira orientação como se valesse para a segunda é o erro que faz a empresa trocar de contador na Receita Federal e continuar com o antigo vinculado na SEFAZ.
Para a inscrição ativa, o serviço de alteração de contador para o contribuinte funciona assim:
| Ponto | Como é |
|---|---|
| Onde | Portal e-CAC da Receita Estadual, em Meus Serviços: menu Cadastro - Alterações Cadastrais, serviço Alteração de Contador de Estabelecimento (Serviço para Contribuinte) |
| Quem pode incluir | Só o titular, sócio ou responsável legal da empresa |
| Quem pode excluir | Os mesmos - ou o próprio contador que está saindo |
| Documentos | Nenhum |
| Prazo | Imediato |
| Pré-requisito | O novo contador estar cadastrado na Receita Estadual. Se for a primeira empresa dele no RS, o cadastro de contabilista vem antes |
Duas exceções têm rito próprio: a inscrição pré-operacional, que exige protocolo eletrônico com requerimento, carteira do CRC e comprovante de representação, e o produtor rural, que tem serviço separado.
Em outros estados o procedimento pode ser próprio - vale conferir na secretaria da fazenda de cada um.
O evento 232: a peça central
Na Receita Federal, a troca é um DBE de alteração cadastral com o evento “Alteração do contabilista ou da empresa de contabilidade”, preenchido no Coletor Nacional. Informam-se os dados do novo responsável - CPF, se profissional pessoa física, ou CNPJ, se organização contábil. Do escritório anterior, a Receita não pede nada: quem sai não precisa “autorizar” a troca. Transmitido o formulário, gera-se o protocolo do DBE, que segue para deferimento, conforme o roteiro oficial do serviço.
Em que ordem fazer a troca
- Assine o contrato com o novo escritório - por escrito, como exige a própria NBC PG 01 (item 9).
- Formalize a saída com o escritório atual: notificação e distrato, respeitando o prazo de aviso do contrato vigente.
- Receba a documentação com protocolo de entrega - a lista da seção acima é o ponto de partida.
- O novo escritório transmite o DBE com o evento 232 (abrindo o processo no e-CAC, se a transmissão foi sem certificado).
- A empresa altera o contador na inscrição estadual - no RS, pelo Portal e-CAC da Receita Estadual. Na mesma sessão, revogue as autorizações e procurações eletrônicas do antigo e revise os contatos do DTE.
- Confira a prefeitura - o acesso ao portal de NFS-e depende do município.
A chegada a um novo escritório é também o melhor momento para um diagnóstico: conferir obrigações em aberto e revisar se o regime tributário ainda é o certo - a comparação entre Simples, Presumido e Real é o primeiro teste. E se a empresa ainda nem existe, melhor começar pelo caminho certo desde o registro: o passo a passo de abrir empresa no RS mostra o fluxo do Tudo Fácil Empresas (Redesim).
Este artigo ensina o caminho; se você prefere quem o percorra por você, a página de troca de contador no Rio Grande do Sul mostra o que assumimos em cada etapa - do pedido de arquivos ao escritório anterior à revisão do regime na entrada. Se quiser começar por uma conversa, fale com o escritório.
Bases legais: NBC PG 01/2019 (CFC) - Código de Ética Profissional do Contador; Evento 232 - Tabela I de Eventos do cadastro CNPJ (Coletor Nacional/REDESIM); Receita Estadual RS - serviço 'Alteração de Contador de Estabelecimento (Serviço para Contribuinte)'.